Deux façons d'utiliser l'application
L'application s'adapte automatiquement à votre appareil. Sur tablette, vous encodez les heures sur le terrain. Sur ordinateur, le service RH et l'encadrement gèrent, vérifient et valident.
Mode tablette
Pour les chefs d'équipe sur le chantier : encoder les heures de l'équipe, jour par jour.
Mode PC
Pour le service RH et l'encadrement : feuille d'heures, approbation, gestion et exports.
Se connecter
La connexion se fait avec votre compte Microsoft 365 Houyoux (la même adresse e-mail que pour votre messagerie). Sur la tablette partagée du chantier, un code PIN peut aussi être utilisé pour aller plus vite.
📱Encoder les heures sur le chantier
Le chef d'équipe encode chaque jour les heures prestées par son équipe sur le chantier.
Encoder une journée, étape par étape
- Choisir le chantier. Sélectionnez le chantier du jour. Le numéro et le type (classique, préfab, atelier, jardin) se règlent automatiquement.
- Vérifier l'équipe. Les membres de votre équipe apparaissent. Vous pouvez en retirer ou en ajouter pour la journée.
- Indiquer la date et les heures de début et de fin de journée sur le chantier.
- Désigner le chauffeur si quelqu'un a conduit (sauf en atelier, où ce n'est pas demandé).
- Saisir les heures par personne. Pour chaque membre, touchez les tâches effectuées et indiquez le nombre d'heures.
- Ajouter les heures spéciales si besoin : baraque, heures supplémentaires, absence, formation.
- Soumettre. La fiche part en validation auprès de l'encadrement responsable du chantier.
🏭 Chantiers spéciaux : Préfab Béton, Atelier Métallique, Jardin
Certains chantiers correspondent à un atelier plutôt qu'à un chantier classique. Ils se reconnaissent par leur nom (Préfab_Beton…, Atelier_Métallique…, Jardin…) et fonctionnent un peu différemment :
- Pas de chauffeur ni de baraque à renseigner : ces notions ne s'appliquent pas en atelier.
- Imputation sur plusieurs chantiers cibles. La production d'une journée d'atelier peut être répartie sur plusieurs chantiers clients à la fois : ajoutez chaque chantier concerné, puis indiquez les heures de chaque membre pour chacun.
- Codes de tâches propres à chaque atelier (par exemple « Assemblage », « Soudure » en Atelier Métallique, ou « Taille et ébranchage », « Gazon et pelouse » en Jardin), différents des codes des chantiers classiques.
📋 Copier une prestation vers d'autres personnes
Quand plusieurs personnes ont fait exactement la même chose (mêmes tâches, mêmes heures), inutile de tout ressaisir.
- Encodez complètement la journée d'une première personne.
- Sur sa fiche, touchez « 📋 Copier vers… ».
- Sélectionnez les collègues concernés en touchant leur nom dans la liste.
- Touchez « Copier ». Les tâches et les heures spéciales sont recopiées d'un coup.
Les heures supplémentaires
Encodez le total réel d'heures prestées sur chaque tâche. L'heure supplémentaire est comprise dans ce total, elle ne s'ajoute pas par-dessus. Exemple : 9 h prestées dont 1 h supplémentaire → vous indiquez 9 h sur la tâche et 1 h dans « heures supplémentaires ».
Passer au mode PC
Touchez votre nom en haut à droite, puis « 🖥 Interface PC ».
🖥Service RH — gestion complète
Le service RH dispose de l'ensemble des outils : consultation, validation, gestion des données et exports.
La feuille d'heures
C'est le tableau central : les personnes en lignes (regroupées par équipe), les jours en colonnes. Chaque case montre le chantier, les codes de tâches et les heures.
- Navigation : choisissez Semaine, Quinzaine ou Mois, puis utilisez les flèches ◀ ▶ pour changer de période, ou le bouton Aujourd'hui.
- Statuts : les heures validées sont en vert (✓), celles en attente en orange (⏳).
- Afficher toutes les équipes : cochez l'option pour voir aussi les personnes sans aucune heure (utile pour encoder).
- Alerte : une journée de plus de 10 h est signalée en rouge.
➕ Encoder ou corriger depuis la feuille
Survolez une case et cliquez sur le + pour encoder des heures, ou cliquez sur une case existante puis Modifier.
✅ Approuver les fiches
L'onglet Approbation liste les fiches soumises depuis la tablette. Ouvrez une fiche pour voir le détail, puis validez ou refusez.
🔒 Clôturer une quinzaine
Dans Configuration → Clôture quinzaines, clôturez une période pour la figer. Une fois clôturée, l'encadrement ne peut plus la modifier ; le service RH garde la main.
🗂 Gérer les données
| Onglet | À quoi ça sert |
|---|---|
| Chantiers | Ajouter/modifier un chantier, son adresse, son encadrant, sa position GPS (bouton Géocoder). |
| Utilisateurs | Gérer les comptes : nom, rôle, code PIN, matricule. |
| Équipes | Composer les équipes (un chef et ses membres). |
| Hiérarchie | Organigramme visuel de l'encadrement (voir ci-dessous). |
| Codes tâches | Gérer les codes et leurs sous-rubriques par type de chantier. |
| Paramètres | Réglages généraux : seuil de journée, e-mails, jours de quinzaine… |
| Fermetures | Jours fériés, congés collectifs. |
🏢 L'organigramme (onglet Hiérarchie)
Cet onglet affiche l'encadrement (directeurs, gérants, encadrants) sous forme d'un organigramme visuel, avec les liens de responsabilité entre chacun.
- Créer un lien : glissez la carte d'une personne non placée (panneau de droite) sur la carte de son responsable. Une confirmation s'affiche avant validation.
- Poser une tête d'organigramme : glissez une carte sur un espace vide du canevas pour la placer sans lien, en tant que responsable indépendant (utile pour plusieurs directions distinctes).
- Plusieurs responsables : une même personne peut dépendre de plusieurs responsables à la fois ; un petit badge sur sa carte indique leur nombre.
- Voir et supprimer les liens : cliquez-droit sur une carte pour afficher la liste de ses responsables et subordonnés, avec un bouton pour retirer chaque lien individuellement.
- Créer un utilisateur directement : clic-droit sur un espace vide du canevas pour ouvrir le formulaire de création.
- Repérer une branche : chaque direction a sa propre couleur de trait ; survolez une carte pour mettre en évidence uniquement ses liens.
👁 Voir en tant que
Pour vérifier ce qu'un autre utilisateur voit, ouvrez le menu de votre nom → « Voir en tant que… » et choisissez une personne. L'affichage respecte alors exactement son propre périmètre (historique, approbation, accès), comme si elle s'était connectée elle-même. Un bandeau orange rappelle que vous êtes en lecture seule. Cliquez sur « Revenir à ma vue » pour quitter.
🖥Encadrement — suivi de ses chantiers
L'encadrement consulte, encode et approuve pour ses chantiers, tout en gardant une vue d'ensemble.
Ce que voit l'encadrement
- Toutes les équipes apparaissent dans la feuille d'heures, regroupées par chef.
- Pour vos chantiers (ceux où vous êtes l'encadrant) : vous voyez le détail complet des heures et pouvez encoder/modifier.
- Pour les autres chantiers : vous voyez seulement le total d'heures de la personne, marqué « 🔒 Autre chantier ».
Encoder en dépannage
Comme le RH, vous pouvez encoder rapidement depuis la feuille (bouton +) pour vos chantiers. La même sécurité s'applique : on ne descend jamais sous un total déjà validé.
Approuver
Vous validez, depuis l'onglet Approbation, les fiches se trouvant dans votre périmètre de responsabilité (vos chantiers et ceux de vos subordonnés).
📄Exporter la feuille HOUYOUX en PDF
Générez un PDF fidèle à la feuille de pointage papier, pré-rempli avec les heures encodées.
- Dans la feuille d'heures, réglez la période (semaine, quinzaine ou mois).
- Cliquez sur « Feuille PDF ».
- Choisissez le chef d'équipe et ajustez la période si besoin (boutons rapides ou dates manuelles).
- Cliquez sur « Générer le PDF ». Le fichier se télécharge.
Ce que contient le PDF
- Un bloc par chantier et par date (3 blocs par page), comme la feuille papier.
- Toutes les colonnes de codes, regroupées par sous-rubrique.
- L'état de validation (validé par qui et quand) en haut de chaque bloc.
- Les heures supplémentaires sont déduites de la plus grosse tâche et signalées en bleu pour faire le lien visuel.
- La ligne Formations et le chauffeur en bas de chaque bloc.
❓Questions fréquentes
Je ne vois pas l'onglet « Chantiers » / « Paramètres »…
Ces onglets de gestion sont réservés au service RH. L'encadrement voit l'historique, l'approbation et la feuille d'heures.
Pourquoi certaines cases sont-elles grisées avec un cadenas ?
La quinzaine a été clôturée par le RH. Les heures ne sont plus modifiables (sauf par le RH).
Une personne a travaillé sur deux chantiers le même jour, est-ce un problème ?
Non, c'est autorisé. L'application le signale simplement par un avertissement, mais l'encodage est accepté.
Pourquoi ne vois-je pas toutes les fiches de l'entreprise dans mon historique ?
L'historique et l'approbation sont limités à votre périmètre de responsabilité : vos propres fiches et celles des personnes sous votre autorité dans l'organigramme. Si une fiche semble manquante, vérifiez qu'elle relève bien de votre chaîne hiérarchique dans l'onglet Hiérarchie, ou contactez le service RH qui, lui, voit l'ensemble.
Les modifications sont-elles enregistrées automatiquement ?
Sur la tablette, votre saisie est sauvegardée au fur et à mesure. Pensez tout de même à soumettre la fiche en fin de journée.
Comment revenir à la tablette depuis le PC (ou l'inverse) ?
Via le menu de votre nom, en haut à droite : « Interface tablette » ou « Interface PC ».
J'ai un problème ou une question non couverte ici.
Contactez le service RH : 084/31.05.54.